如何處理額外任務(wù)？來者不拒或直接拒絕，都不是聰明的做法！
不屬于自己的工作，到底該不該做？我相信你很多職場(chǎng)人士都在這個(gè)問題上猶豫過，實(shí)際上對(duì)額外任務(wù)來者不拒，不僅會(huì)在短期內(nèi)造成人際關(guān)系緊張、自身工作壓力過大的危機(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還會(huì)對(duì)自己的職業(yè)生涯發(fā)展造成隱患和障礙，那么如何對(duì)待而外任務(wù)呢？
曾幾何時(shí)，我聽從了老前輩們掛在嘴邊的“年輕人多干活對(duì)自己有好處”之類的教導(dǎo)，擠著笑臉、硬著頭皮、憋著悶氣接下了不少不屬于自己職責(zé)范圍的工作任務(wù)。如果你問我：干完那些額外任務(wù)有什么收獲？我會(huì)老實(shí)地對(duì)你說：收獲是有的，但傳說中的能力和技能的提升只是其中一小部分，最大的收獲是搞明白了前輩們的教導(dǎo)其實(shí)是很忽悠人的。
剛巧不久前有個(gè)參加微博公開課的同學(xué)提了一個(gè)關(guān)于“如何處理額外任務(wù)”的問題，我就拿他的故事為例子給大家分享一下我的心得吧。
提問的同學(xué)說：我是一個(gè)職場(chǎng)新丁，三周前一位工作比我早8年的前輩交給我一個(gè)任務(wù)。當(dāng)時(shí)我正在忙一個(gè)項(xiàng)目，就對(duì)他說要是急的話，就找別人做吧。對(duì)方說不急，你啥時(shí)候有空啥時(shí)候做。盡管他這么說，我還是謹(jǐn)慎地問他是否有完成期限，對(duì)方說沒有。
誰知三周過后，那前輩就來催了，說因?yàn)榉N種原因活兒必須盡快搞定。這可讓我頭大了，因?yàn)楦蛇@活兒需要一點(diǎn)點(diǎn)地找資料，不是一時(shí)半會(huì)兒可以趕出來的。我不得不放下手頭上其他工作，專門幫這前輩趕工。
我覺得，前輩當(dāng)時(shí)之所以一口咬定事情不急，只是為了讓我接下任務(wù)，一旦我愿意接下，后面就開始各種催。如果下次再遇到這種情況，我應(yīng)該怎樣處理呢？
看到這位同學(xué)的問題，有幾個(gè)同學(xué)熱心地給他出主意，他依然覺得無法徹底地解決這個(gè)棘手的難題。因?yàn)樗睦Щ笤谟?，那前輩開始時(shí)說不急，當(dāng)他接下任務(wù)后，突然改口說這件事很急，馬上要跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)云云，讓他猝不及防，有一種別人挖個(gè)坑讓他跳下去的感覺。
額外任務(wù)，不能來者不拒
看完這個(gè)例子，你就不難看出本文開頭提到的那種貌似頭頭是道的教誨中含有多少水份了吧？其實(shí)，“多干活有好處”是一個(gè)很籠統(tǒng)很忽悠的觀點(diǎn)。沒原則、沒節(jié)制、沒技巧地多干活，到頭來即便不累死也落得個(gè)吃力不討好的下場(chǎng)。
試想一下，假如那位同學(xué)在前輩的催促下十萬火急地幫其趕工，而耽誤了自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，他的直線上司會(huì)怎么看？與他共同負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的同事會(huì)怎么想？假如他當(dāng)初不答應(yīng)前輩的要求，或者即便答應(yīng)了還是以自己的項(xiàng)目為重不顧前輩的催促按既定步調(diào)工作，那前輩會(huì)怎樣對(duì)待他？會(huì)不會(huì)在別人面前說一些對(duì)他不利的話？這種額外塞過來的任務(wù)，接不是，不接也不是，真是進(jìn)退兩難、危機(jī)四伏呀！
值得大家注意的是，對(duì)額外任務(wù)來者不拒，不僅會(huì)在短期內(nèi)造成人際關(guān)系緊張、自身工作壓力過大的危機(jī)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，還會(huì)對(duì)自己的職業(yè)生涯發(fā)展造成隱患和障礙。原因很簡(jiǎn)單，那些找人代勞的人也不是傻瓜吧，什么事能委托給他人什么事得自己親手掌控他們分辨不出來嗎？能夠隨意讓他人代勞的事十之八九效益小、附加值低，這種雜事干得再多也不會(huì)對(duì)職業(yè)技能的精進(jìn)帶來多少實(shí)質(zhì)性幫助。
而且，經(jīng)常忙于替別人處理雜務(wù)，就會(huì)無可避免地占用自己處理正事的時(shí)間，精力和思維。再者，雜活接得越多就越難以拒絕，越難以拒絕就越接越多越演越烈，形成”剪不斷理還亂“的惡性循環(huán)。
因此，長(zhǎng)期對(duì)別人塞過來的事務(wù)來者不拒，勢(shì)必分散自己的注意力、降低自己的時(shí)間利用率、稀釋自己的專業(yè)技能、損害自己的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
如何處理額外任務(wù)？
那么，是不是說咱們應(yīng)該一概拒絕所有額外任務(wù)，埋頭專注于自己的本職工作呢？不是的，不要?jiǎng)硬粍?dòng)就搬出“all or nothing”的態(tài)度，它不夠成熟，也不夠理智。來者不拒的危害，我在前面分析過了，而一概拒絕的壞處也是可想而知的。一個(gè)在工作中不愿對(duì)別人施以援手的人，等于在自己周圍筑起一堵高墻把自己困在其中，隔絕了與他人建立關(guān)系以及讓自己多作嘗試的可能，最終作繭自縛孤立無援。
我們需要明白的是，各種額外任務(wù)不期而至是職場(chǎng)中的一種常態(tài)。只要咱們懂得適當(dāng)周旋妥善處理，就不會(huì)被沒必要沒價(jià)值甚至有風(fēng)險(xiǎn)的額外任務(wù)所累，也不會(huì)錯(cuò)過有意義有價(jià)值甚至有發(fā)展?jié)摿Φ墓ぷ鳈C(jī)會(huì)。
下面，我分享一下自己琢磨出來的應(yīng)對(duì)額外任務(wù)的邏輯和方法吧。它有三個(gè)步驟：
1.明確界限
弄清楚兩個(gè)界限：一、自身職責(zé)范圍；二，你與對(duì)方的工作關(guān)系。
工作業(yè)績(jī)總是與工作職責(zé)掛鉤的。企業(yè)中每個(gè)崗位的責(zé)任，是通過完成自身職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)，為自己所在的部門創(chuàng)造業(yè)績(jī)。因此，你的職責(zé)范圍以及你所在部門的職能范圍就是用來區(qū)分哪些活該干哪些活不該干的第一道界限。微博課上有一個(gè)同學(xué)說，在她剛開始工作的時(shí)候，曾經(jīng)因?yàn)閹椭渌鹴eam的同事干活，而招致自己的主管不滿。我也曾經(jīng)毫不客氣地批評(píng)過一個(gè)不假思索就幫其他部門做事，終因能力不濟(jì)搞出亂子讓我去收拾的下屬。盲目地幫助別人，只會(huì)讓自己陷入里外不是人的尷尬境地。
工作任務(wù)總是與工作關(guān)系掛鉤的。把額外任務(wù)塞給你的人是誰？是上司還是同事？是部門內(nèi)的同事，還是部門外的同事？是合作關(guān)系強(qiáng)的同事，還是合作關(guān)系弱的同事？是花錢買公司的產(chǎn)品為公司帶來利潤(rùn)的客戶，還是收取公司的費(fèi)用為公司提供服務(wù)的供應(yīng)商？這些關(guān)系之中，孰輕孰重，必須掂量清楚。
2.了解期望
既然別人把一件事交托給你，不管這件事是大還是小，他都會(huì)有一定的期望。沒弄清楚對(duì)方的期望就把活接下來，就等于埋下一顆不定時(shí)炸彈，以后事情的發(fā)展將不受你的控制。拿前面的案例來說，同學(xué)在接受前輩交給的任務(wù)之前，一再詢問任務(wù)的完成時(shí)限，對(duì)方只有一個(gè)答案——不急，而后面卻改口了。大家有沒有想過，這種變化的根源，除了有可能是前輩故意說好話讓同學(xué)把任務(wù)接下之外，還存在其他的可能性，比如說：
⑴前輩當(dāng)時(shí)還沒想好這件任務(wù)需要在什么時(shí)候完成；
⑵前輩認(rèn)為，需要馬上完成的事情才叫急，而他可以給這位小輩三周的時(shí)間，這就叫不急；
⑶前輩本來也認(rèn)為這件事情不急，可后來事態(tài)的發(fā)展或者領(lǐng)導(dǎo)的要求超出了他的估計(jì)。
為了有效地降低不確定性，盡量把不可控變成可控，你就需要在接受任務(wù)之前充分地了解對(duì)方的期望。所謂“充分了解”，就是從多個(gè)維度向?qū)Ψ剿魅⌒畔ⅰ＿@里可以使用一個(gè)簡(jiǎn)單實(shí)用的信息收集方法——5W2H。
when = 什么時(shí)候開始，什么時(shí)候結(jié)束；
what= 要做些什么，達(dá)到什么效果；
where = 在哪里做；
who = 與哪些人聯(lián)系、向哪些人請(qǐng)示、和哪些人合作；
why = 做這件事的目的是什么；
how = 以何種方式、流程或者技術(shù)手段來做；
how much = 預(yù)算成本是多少
你的提問，不是在為難對(duì)方，更不是拒絕對(duì)方，而是在幫助對(duì)方理清思路。你問得越細(xì)對(duì)方就想得越清楚。說不定有了你的提問，對(duì)方才發(fā)現(xiàn)自己的想法還不成熟，他需要回頭整理一下，再過來找你幫忙。
在了解期望的過程中，你需要根據(jù)自己的實(shí)際情況，逐一審視這些期望。然后誠(chéng)懇地告訴對(duì)方，哪些期望你可以辦到，哪些你辦不到，以便對(duì)方進(jìn)行考慮和選擇。
3.達(dá)成協(xié)議
當(dāng)你完成了第一步，知道這件額外的任務(wù)，不會(huì)與自己的本職工作以及部門的利益和原則產(chǎn)生沖突；然后你又完成了第二步，明確了那些你力所能及，又符合對(duì)方期望的事項(xiàng)。接下來就是第三步了，把你與對(duì)方商定的事情變成協(xié)議。
所謂“定協(xié)議”，不是讓你正兒八經(jīng)地與對(duì)方簽一份合同，而是發(fā)一封郵件給對(duì)方。這封郵件的內(nèi)容是一個(gè)action plan，告訴對(duì)方你打算如何完成這個(gè)任務(wù)。這樣做不但看起來順理成章，而且顯得你做事既負(fù)責(zé)又細(xì)致。聰明的你自然會(huì)明白，這是用白紙黑字的方式把雙方商定的各種要素確定下來。對(duì)于你來說，這是一種自我保護(hù)機(jī)制。
如果把任務(wù)交給你的人是你的上司，把這封郵件發(fā)給他就行了；如果對(duì)方是一個(gè)同事，不管他與你是不是在同一個(gè)部門，你都要把這封郵件抄送給你的直線上司。這樣做不單是表達(dá)對(duì)直線上司的尊重，也是對(duì)你的一種保護(hù)機(jī)制。上司成了這個(gè)協(xié)議的見證人，對(duì)方想變卦也沒那么容易了。
即便像前面的案例那樣，對(duì)方突然對(duì)完成時(shí)限的要求發(fā)生了變化，作為知情人的上司也可以幫助進(jìn)行調(diào)劑。假如發(fā)生了什么意外狀況的話，說不定上司還可以給你額外的指導(dǎo)或幫助呢。
當(dāng)別人把額外任務(wù)塞給你的時(shí)候，你可以試試這三步：一、明確界限；二、管理期望；三、達(dá)成協(xié)議，從而過濾掉那些不該接的活兒，并且在那些該接的活兒上設(shè)置有效的自我保護(hù)機(jī)制。
