往往面試邀約的郵件影響著候選人是否會(huì)來(lái)面試，郵件寫(xiě)得過(guò)度繁雜或者寫(xiě)得過(guò)度簡(jiǎn)短，都不可以。
HR都知道“在職場(chǎng)中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”這個(gè)道理，面對(duì)候選人的時(shí)候，更要如此！
只把有價(jià)值的信息提供給候選人，不會(huì)讓候選人看多了心煩，也不會(huì)讓候選人看的東西太少不懂。
1.關(guān)于主題
主題是候選人了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
⑴一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；
⑵標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓標(biāo)題用“…”才能顯示完你的標(biāo)題；
⑶標(biāo)題要能反映招聘信息和公司名稱(chēng)，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”；
⑷一封信只針對(duì)“面試邀約”的主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理；
⑸可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“！”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
2.關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
⑴恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼候選人，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼候選人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)。
注意！即使你需要給幾個(gè)候選人發(fā)邀約，也不要在稱(chēng)呼上只寫(xiě)“您好”，而是應(yīng)該逐個(gè)逐個(gè)寫(xiě)好該候選人的名字。
⑵E-mail開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”；；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的。即便郵件中有些地方不妥，候選人也能平靜的看待。
3.關(guān)于正文
⑴郵件的正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚面試邀約這件事情，當(dāng)然了，對(duì)于招聘的要求也可以寫(xiě)上去。
如果招聘要求的內(nèi)容確實(shí)很多，可以在下面分點(diǎn)簡(jiǎn)單描述；
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。
最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
⑵注意郵件的書(shū)寫(xiě)語(yǔ)氣
根據(jù)候選人的簡(jiǎn)歷信息，可以選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，以免過(guò)度嚴(yán)肅或者過(guò)度幽默，引起候選人不喜。
尊重對(duì)方，“請(qǐng)、謝謝”之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
⑶一次郵件交待完整信息
面試邀約的內(nèi)容最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。
不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)把自己不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜秉c(diǎn)直接顯露在候選人面前。
⑷盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對(duì)候選人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。
如果是英文E-mail，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)；如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。
⑸對(duì)某些信息點(diǎn)可以標(biāo)重點(diǎn)
這里的意思是：面試的時(shí)間、地點(diǎn)等重要的信息點(diǎn)，是允許標(biāo)重點(diǎn)的。
但是不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。
合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
⑹合理利用圖片，表格或者小視頻等形式來(lái)輔助
一般這個(gè)用在介紹公司的那部分。
這個(gè)地方就可以動(dòng)用到公司的一些聚會(huì)、晚會(huì)等活動(dòng)的圖片、公司的宣傳視頻、或者是對(duì)于工作要求的表格等等，作為輔助。
4.結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)該簽名，這樣候選人才可以清楚的知道發(fā)件人的主要信息。
⑴簽名信息不宜過(guò)多
簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。
⑵簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配
簽名檔的書(shū)寫(xiě)文字要跟正文的文字相匹配，不要試圖標(biāo)新立異。而且最好是簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
