最近和一位HR朋友小朱聊天時(shí)，她向我說(shuō)起困擾自己多年的問(wèn)題：小朱的公司是家外企，日常工作中與上司或其他部門(mén)的交流都習(xí)慣于通過(guò)郵件，但令她苦惱的是看郵件的人經(jīng)常誤解自己的意思，還有幾次因?yàn)樾≈鞂?xiě)的郵件內(nèi)容得罪了別人，引起部門(mén)間矛盾，而受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。
“我明明表達(dá)的是這個(gè)意思，為什么他們看不明白還要冤枉我呢？”小朱心里很委屈。
也許像小朱一樣文字表達(dá)能力不強(qiáng)的HR有很多，讓你上臺(tái)組織培訓(xùn)可以666，或者讓你核算薪酬還勝過(guò)專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)師，但是到寫(xiě)郵件、寫(xiě)總結(jié)、寫(xiě)材料時(shí)卻痛苦萬(wàn)分……
01
文字，可以是發(fā)揮HR影響力的一把利器
多年前，我在一家會(huì)計(jì)師事務(wù)所擔(dān)任員工關(guān)系經(jīng)理，當(dāng)時(shí)公司有一名年僅28歲的審計(jì)業(yè)務(wù)員得了癌癥。HR老大找到我，希望我可以寫(xiě)一篇文案，發(fā)揮HR的影響力來(lái)號(hào)召全體同事給他捐款。
年紀(jì)輕輕就得了癌，確實(shí)值得同情。我花了一晚上，很用心地去寫(xiě)了份文案，說(shuō)明這名員工來(lái)自江西農(nóng)村，從小家境不好，父母含辛茹苦培養(yǎng)他讀書(shū)成才；工作后他很拼，出差、加班都毫無(wú)怨言，并且一直有個(gè)屬于審計(jì)人的夢(mèng)想，那就是通過(guò)自己的努力做到合伙人，賺錢(qián)回報(bào)自己的父母，奈何造化弄人，讓他得此重病。
當(dāng)時(shí)寫(xiě)完這篇文案，連我自己都給看哭了！
后來(lái)HR部門(mén)通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)群發(fā)文案出去，成功號(hào)召了公司上下給他捐了十多萬(wàn)元，緩解了巨額醫(yī)療費(fèi)的難題，更有同事幫他去外網(wǎng)擴(kuò)散募捐。
從那件事以后，我真心體會(huì)到原來(lái)HR的影響力也可以體現(xiàn)在文字上，那真是一種神奇的力量。
職場(chǎng)上流行一句話(huà)：“HR經(jīng)常吃力不討好，那是因?yàn)槟銢](méi)有影響力！”
而我想說(shuō)：“想要做個(gè)有影響力的HR，請(qǐng)先讓你的文字更有影響力！”
當(dāng)你為應(yīng)聘者寫(xiě)一份面試邀請(qǐng)，是否考慮過(guò)你的文字足夠有誠(chéng)意？
當(dāng)你向老板交一份培訓(xùn)方案書(shū)，是否考慮過(guò)你的文字足夠有說(shuō)服力？
當(dāng)你給業(yè)務(wù)部門(mén)寫(xiě)一份考核說(shuō)明書(shū)，是否考慮過(guò)你的文字足夠接地氣？
而Email更是咱們HR日常工作中不可缺少的一個(gè)工具。當(dāng)你作為發(fā)信人寫(xiě)Email文字的時(shí)候，要思考你想表達(dá)什么給對(duì)方，或者站在對(duì)方立場(chǎng)考慮該如何寫(xiě)。你寫(xiě)的字，就反映出你的專(zhuān)業(yè)態(tài)度和能力。
02
HR，如何讓你的文字表達(dá)更清晰
HR在日常工作中，將面對(duì)各種信息傳遞、制度擬定、項(xiàng)目匯報(bào)、工作總結(jié)等，你總希望能夠清晰地表達(dá)自己的觀(guān)點(diǎn)，以便讓同事和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可你的專(zhuān)業(yè)性。
也許一項(xiàng)工作你自己很清楚，但往往在落筆寫(xiě)材料時(shí)卻不知道如何表達(dá)，拿到HRD或者老板手上，覺(jué)得你把簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化，或者使人不知所云，很可能就否定了你的方案。
那么怎樣做才能讓我們的文字表達(dá)更清晰呢？在此分享芭芭拉·明托的“金字塔原理”。
金字塔原理是由麥肯錫的第一位女性咨詢(xún)顧問(wèn)巴巴拉·明托于1973年提出，是一種結(jié)構(gòu)化思維的方法，因其展現(xiàn)的框架結(jié)構(gòu)酷似埃及金字塔而得名。該方法有以下四個(gè)基本特征需掌握：
一、結(jié)論先行
結(jié)論先行，也就是一個(gè)中心思想，一句話(huà)說(shuō)明你想做什么？HR在寫(xiě)材料之前一定要進(jìn)行深入的思考，將自己想表達(dá)的中心思想提煉出來(lái)，只有想清楚了，落筆才能行云流水。
二、堅(jiān)持“自上而下”的原則
通過(guò)中心思想往下延伸任何一個(gè)層次上的思想都必須是其下一層思想的概況，從而建立一個(gè)思想的金字塔。
三、堅(jiān)持“相互獨(dú)立、完全窮盡”的原則
一篇清晰的文字材料，首先各層次的思想必須屬于統(tǒng)一范疇；其次各層次要?dú)w類(lèi)清楚，做到相互獨(dú)立不打架；最后每個(gè)層次的思想要寫(xiě)透徹、寫(xiě)全面。
例如，在寫(xiě)人才梯隊(duì)建設(shè)的時(shí)候，就不要無(wú)限擴(kuò)散到績(jī)效、勞動(dòng)關(guān)系模塊，而且要把人才梯隊(duì)建設(shè)所包含的關(guān)鍵要素都寫(xiě)全，不能有遺漏。
四、采用一定的推理方式
在金字塔原理中，有演繹推理和歸納推理兩種方式。演繹推理是線(xiàn)性推理方式，即由一個(gè)大前提和一個(gè)小前提推導(dǎo)出一個(gè)結(jié)論的論述形式，例如HR寫(xiě)項(xiàng)目方案時(shí)常用的三段論：
（一）出現(xiàn)的問(wèn)題；
（二）產(chǎn)生問(wèn)題的原因分析；
（三）解決問(wèn)題的方案。
而歸納推理通常由若干個(gè)具有相似性的事件推導(dǎo)出一個(gè)概括思想。例如，HR為產(chǎn)品經(jīng)理候選人小張寫(xiě)面試評(píng)估意見(jiàn)時(shí)可以這么描述：
（一）小張不會(huì)做需求分析；
（二）小張不會(huì)畫(huà)線(xiàn)框；
（三）小張不會(huì)寫(xiě)需求文檔；
（四）小張與人溝通能力較差。
歸納后推導(dǎo)出面試評(píng)估意見(jiàn)：候選人小張不能勝任產(chǎn)品經(jīng)理一職，建議考慮其他人選。
我相信各位HR同仁通過(guò)運(yùn)用金字塔原理去寫(xiě)文字材料，一定能夠表達(dá)得非常清晰，從而更有影響力。
今天我們僅僅了解金字塔原理并不重要，更重要的是學(xué)以致用，知行合一，這樣才會(huì)對(duì)HR的工作真正帶來(lái)價(jià)值！
03
HR的文字要體現(xiàn)出HR的價(jià)值
我有一位HR朋友，專(zhuān)業(yè)能力很強(qiáng)，很快就被公司提拔做了人力資源部經(jīng)理。職位升到中層后，老板就開(kāi)始要求他提供各種各樣的人力資源報(bào)告。
但是這位專(zhuān)業(yè)HR朋友寫(xiě)出來(lái)的報(bào)告老板卻常常不滿(mǎn)意。我問(wèn)他：“老兄，你平時(shí)都怎么寫(xiě)報(bào)告??？”他就給我發(fā)來(lái)一份寫(xiě)過(guò)的報(bào)告看看。
報(bào)告長(zhǎng)篇大論寫(xiě)了很多，數(shù)據(jù)也不少，例如：公司本科及以上學(xué)歷員工占比60%，本科以下學(xué)歷員工占比40%；公司男員工占比55%，女員工占比45%；2018年，公司共離職30名員工，新入職25名員工……
報(bào)告的內(nèi)容看似很充實(shí)，但是看完了，然后呢？文字寫(xiě)了那么多，是要說(shuō)明或者解決一個(gè)什么樣的HR問(wèn)題？最核心的內(nèi)容反而沒(méi)有寫(xiě)出來(lái)。
難怪老板不滿(mǎn)意，因?yàn)镠R并沒(méi)有給他解決任何問(wèn)題，沒(méi)有給他產(chǎn)生任何價(jià)值。
圈子里有很多HR常常會(huì)抱怨老板不懂人力資源，不專(zhuān)業(yè)。但是反過(guò)來(lái)想，老板負(fù)責(zé)的是公司的運(yùn)營(yíng)和全局，他要買(mǎi)單，看重的是價(jià)值，如果HR的人力方案沒(méi)有告訴老板好處在哪里、風(fēng)險(xiǎn)在哪里，又怎么指望得到他的認(rèn)可呢？
所以，要使HR變得更有影響力，你寫(xiě)的文字一定要從人力資源價(jià)值的角度去思考：
第一、找公司老板或者業(yè)務(wù)部門(mén)談一下，了解公司的業(yè)務(wù)方向、服務(wù)或產(chǎn)品特點(diǎn)、市場(chǎng)行情等，你寫(xiě)的東西必須接地氣、“說(shuō)人話(huà)”才行；
第二、搜集相關(guān)信息，提煉核心數(shù)據(jù)，HR拿出來(lái)的文字絕不能靠主觀(guān)臆測(cè)，必須擺事實(shí)、講道理；
第三、要發(fā)揮HR的專(zhuān)業(yè)功底，找到存在的問(wèn)題，并提出具有可操作性的人力資源解決方案，注意方案最好是經(jīng)過(guò)論證和比較的，給老板做選擇題遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過(guò)做問(wèn)答題；
第四、HR的服務(wù)其實(shí)也可以是產(chǎn)品服務(wù)，所以我們需要把產(chǎn)品可能的收益與風(fēng)險(xiǎn)都以文字形式呈現(xiàn)出來(lái)。
我相信，做完以上四點(diǎn)，你腦子里應(yīng)該有要寫(xiě)的東西了。
錢(qián)鐘書(shū)在《圍城》中說(shuō)：“思想是不出聲的語(yǔ)言。”
這個(gè)時(shí)代，當(dāng)各種先進(jìn)的管理理念、方法論充斥著我們HR時(shí)，也許你在某些方面的能力得到了“進(jìn)化”，但同樣也可能有很多能力在不知不覺(jué)地退化，其中“不出聲”的文字能力就是很容易被忽視的那一種。
優(yōu)秀的文字能力，或許它對(duì)你的影響只是潛移默化，但在提升文字水平的同時(shí)，其實(shí)也是在提高我們的思維能力。
我相信，“寫(xiě)”是一項(xiàng)可以習(xí)得的能力，只要我們堅(jiān)持不懈、刻意練習(xí)，每天踏出堅(jiān)實(shí)的一步，你終將會(huì)成為一名有影響力的HR。
