企業(yè)員工人事檔案極為重要，人力資源管理者必須給予充分重視。其原因在于健全完善的員工人事檔案可降低用工風(fēng)險(xiǎn)，提升勝訴率；其次可為其他人事管理工作提供重要的基礎(chǔ)性依據(jù)；另外也可為公司人事管理提供風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的依據(jù)。
自員工入職之日起，即要逐步建立健全員工的人事檔案，員工人事檔案的建立大體包括以下內(nèi)容：
1.員工基本信息登記
通常包括但不限于：姓名、性別、身份證號(hào)碼、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、婚育狀況、身份證號(hào)碼、畢業(yè)院校、畢業(yè)時(shí)間、最高學(xué)歷、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位、政治面貌、家庭住址、籍貫、聯(lián)系電話、郵箱、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況（主要成員情況），五險(xiǎn)一金繳納情況、勞動(dòng)合同起始時(shí)間、轉(zhuǎn)正日期、晉升調(diào)動(dòng)情況、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同終止時(shí)間、工作年限等等，根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會(huì)有不同內(nèi)容的選擇。
這樣的表格基本上會(huì)在員工入職當(dāng)天進(jìn)行登記，大部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》。
此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；需要注意的是，員工本人必須簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)（如不屬實(shí)，公司可解除勞動(dòng)合同），另外在工作過程中，如果有重要信息發(fā)生變化，要隨時(shí)通知HR部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改及補(bǔ)填。
2.員工入職相關(guān)審批文件
包括但不限于：入職（面試）審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計(jì)劃等（崗位說明書）；面試評(píng)價(jià)表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；
3.員工各類相關(guān)證件
包括但不限于：身份證、戶口本、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、職稱證書、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎(jiǎng)證書等等；
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
4.員工各類在職資料
包括但不限于：入職體檢表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、試用（實(shí)習(xí)）期工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、轉(zhuǎn)正審批單、每年度工作總結(jié)等；
此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調(diào)取方便；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字。
5.員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表
通常包括但不限于：入職培訓(xùn)記錄、制度類會(huì)議簽到表、新員工培訓(xùn)計(jì)劃書、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績(jī)、培訓(xùn)證書等，無(wú)論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)，崗位職責(zé)及要求（入職、調(diào)整）、崗位激勵(lì)機(jī)制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎(jiǎng)懲、能力評(píng)估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以留存復(fù)印件與電子檔；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字確認(rèn)。
6.員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄
包括但不限于：轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級(jí)等通知、公告、人事任務(wù)命書、解除勞動(dòng)合同證明文件等；電子檔與紙檔各執(zhí)一份。
7.員工績(jī)效考核檔案、調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄
包括但不限于試用期轉(zhuǎn)正考核資料、月度、季度、年度績(jī)效考核表、職稱評(píng)定考核表、管理能力評(píng)估表等。所有調(diào)薪以及獎(jiǎng)懲需要有記錄，均要有員工確認(rèn)，無(wú)論線上OA流程備案亦或是紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關(guān)鍵。
8.勞動(dòng)合同、勞務(wù)合同、實(shí)習(xí)協(xié)議以及保密協(xié)議等相關(guān)文件
此條不需多做解釋。
以上列出的是我能想到的，還是那一句老生長(zhǎng)談，企業(yè)需要結(jié)合自身特征進(jìn)行調(diào)整以及增補(bǔ)。
