很多勞動爭議，大都由于HR沒有做好日常的文件保管，以至于因?yàn)槿狈χ匾淖C據(jù)而讓企業(yè)陷入被動。那么，從員工的入職到離職，有哪些文件是HR必須妥善保管又或者重點(diǎn)收集的呢？
01 入職登記表
《入職登記表》是新進(jìn)員工填寫的一份最基本的文書資料，本意在于了解員工的一些基本情況。
很多HR覺得這份表格不過是員工的一個入職必需的流程，往往不太上心，流于形式。但其實(shí)，通過這份表格，收集全面的員工信息，能夠有效地幫助企業(yè)規(guī)避用工風(fēng)險。
比如，很多企業(yè)的錄用條件約定或勞動紀(jì)律中都有一條，如果發(fā)現(xiàn)員工的應(yīng)聘或入職材料中存有虛假信息，屬于嚴(yán)重違紀(jì)，企業(yè)有權(quán)單方解除勞動合同而不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。那么，在收集員工的違紀(jì)事實(shí)時，員工親筆簽字的《入職登記表》往往是一份非常關(guān)鍵和直接的證據(jù)，因?yàn)樯厦媲逦赜涗浟藛T工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及其他信息。
讓每一位新進(jìn)員工親自填寫《入職登記表》，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋員工的年齡、性別、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、健康信息、累計工作年限，與前工作單位的關(guān)系解除情況或競業(yè)限制約定情況等。
02 勞動合同
《勞動合同》在員工關(guān)系管理過程中的重要性已經(jīng)不需要重申了，它涉及員工在勞動關(guān)系存續(xù)期間的很多切身利益的約定，比如工作時間，比如工作崗位，比如勞動報酬等等，這些信息的約定對于處理其他勞動爭議有著關(guān)鍵的證明作用，而簽訂《勞動合同》，本身也是企業(yè)的法定義務(wù)。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)在員工入職一個月內(nèi)與其簽訂《勞動合同》，并應(yīng)確?！秳趧雍贤穬?nèi)容涵蓋法律規(guī)定的九項(xiàng)必備條款。
03 勞動合同領(lǐng)取簽收表
由于未簽勞動合同存有雙倍工資的支付風(fēng)險，企業(yè)對勞動合同的簽訂一般都非常重視。但是，卻時常忽略一些潛在的風(fēng)險。比如，勞動合同保管不當(dāng)、企業(yè)搬遷導(dǎo)致合同遺失等等。一旦因此發(fā)生勞動糾紛，一份《勞動合同領(lǐng)取簽收表》就能夠輕而易舉地讓員工聲稱未簽合同的謊言不攻自破。
在向員工發(fā)放勞動合同的同時，應(yīng)讓員工同時簽收《勞動合同領(lǐng)取簽收表》，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋員工的姓名、身份證號碼、勞動合同期限、領(lǐng)取日期和簽名等。
04 試用期錄用條件確認(rèn)書
《勞動合同法》第三十九條規(guī)定，勞動者在試用期間被證明不符合錄用條件的，用人單位可以解除勞動合同。這意味著，企業(yè)要在試用期內(nèi)解除員工，不僅要證明員工無法通過試用期考核，還要確保員工對錄用條件的知情權(quán)。即企業(yè)和員工在簽訂勞動合同時，應(yīng)當(dāng)同時告知員工相關(guān)的錄用條件及考核辦法。否則，該解除違法。
在和員工簽署勞動合同時，應(yīng)同時向員工具體說明相關(guān)的錄用條件，并讓員工簽字確認(rèn)知曉錄用條件的內(nèi)容并愿意遵守。
05 員工手冊簽閱單
員工手冊作為企業(yè)內(nèi)部的法律，小到日常管理，大到違紀(jì)解除，其作用不可小覷。但是，如果企業(yè)不能證明自己已經(jīng)在事先將員工手冊的內(nèi)容告知過員工，則該制度并不對員工產(chǎn)生約束力，且不能作為管理員工或解除員工的參考依據(jù)。因此，讓員工確認(rèn)簽收員工手冊，意義重大。
員工入職時、制度新發(fā)布、制度修訂后，都應(yīng)當(dāng)及時將內(nèi)容告知員工，并做好簽收工作，必要的時候，還應(yīng)當(dāng)輔以培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)這方面的證據(jù)收集。
06 勞動合同變更協(xié)議
大多數(shù)企業(yè)在調(diào)崗的時候，都會事先和員工進(jìn)行商談，達(dá)成一致后再將員工安排到新崗。但是，有些員工在新崗工作一段時間后，會覺得不合適，要求調(diào)回原崗，此時，如果企業(yè)沒有證據(jù)證明員工的崗位已經(jīng)做了調(diào)整，就很容易發(fā)生扯皮的現(xiàn)象。而如果雙方事先簽有勞動合同變更協(xié)議，問題就迎刃而解。
凡是與員工個人切身利益有關(guān)的重要事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整時，都要及時和員工簽訂勞動合同變更協(xié)議，將相關(guān)調(diào)整情況作好書面約定，這些情況包括但不僅限于工作時間、工作地點(diǎn)、勞動報酬、工作崗位、工作內(nèi)容的變化。
07 崗位職責(zé)說明書
崗位職責(zé)，即員工所在崗位需要完成的工作內(nèi)容及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。如果對這些內(nèi)容在事先沒有進(jìn)行具體說明或約定，那么，如何定義員工不勝任工作就沒有了前提條件，如何判定員工是否不服從工作安排或拒不執(zhí)行工作職責(zé)就沒有了直接依據(jù)，甚至于也無法判定員工是否存在失職行為。因此，一份員工確認(rèn)的《崗位職責(zé)說明書》是員工上任時應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備的必要文件。
新員工入職或者調(diào)入新崗時，企業(yè)應(yīng)當(dāng)向員工如實(shí)說明該崗位的工作內(nèi)容、工作要求及考核標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)當(dāng)做好員工的書面確認(rèn)工作。
08 工資單
工資單是很容易被忽視的文件，許多HR都覺得，只要工資按月通過銀行轉(zhuǎn)賬發(fā)放到員工的工資卡中，就沒必要讓員工一一簽字確認(rèn)了。即使發(fā)生爭議，企業(yè)也有流水單可以作為證據(jù)。
但實(shí)際上，與勞動報酬有關(guān)的爭議，比如加班工資、年休假工資、高溫津貼等等，都與工資構(gòu)成密不可分，而企業(yè)要證明自己沒有過錯，就需要通過工資的具體構(gòu)成來進(jìn)行說明，因此，讓員工確認(rèn)工資單，就同時完成了員工對該月工資數(shù)額及工資構(gòu)成的認(rèn)可，一旦發(fā)生爭議，就能為企業(yè)避免因?yàn)榕e證不利而面臨不應(yīng)有的賠付風(fēng)險。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)在發(fā)放工資的同時，讓員工按月簽署工資單，同時，還可以讓員工確認(rèn)當(dāng)月工資是否已經(jīng)足額結(jié)算。
09 勞動合同續(xù)簽意向書
勞動合同到期終止，企業(yè)或勞動者的續(xù)簽意向是判定企業(yè)是否需要向員工支付終止勞動合同經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)闹苯右罁?jù)。因此，保留員工的續(xù)簽意向，將有效避免日后不必要的勞動糾紛。
在勞動合同到期前，企業(yè)在征詢員工續(xù)簽意向時，應(yīng)通過書面形式，尤其是在員工對企業(yè)提出的續(xù)簽意見持消極態(tài)度時，要及時使員工通過書面確定自己的續(xù)簽意向，而不能一味任由員工拖延。
10 病假申請單
員工患病或非因工負(fù)傷，在醫(yī)療期內(nèi)企業(yè)的很多權(quán)利受到限制，比如特定情形下不得解除勞動合同，不得到期終止合同等等。因此，員工醫(yī)療期的計算就成了HR的重要工作之一。全國除上海市外的其他地區(qū)，其醫(yī)療期的計算在跨越醫(yī)療期統(tǒng)計周期外時，是要清零重新計算的，這樣一來，員工的首次病休時間就顯得非常重要，不同的起算時間，會直接影響員工一次性病休的醫(yī)療期長短。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意員工每一次病假申請記錄及其相關(guān)診斷證明、考勤記錄等資料的保存，在有條件的情況下，還應(yīng)為員工建立醫(yī)療期臺賬，減少醫(yī)療期計算的糾紛。
11 辭職信
一般情況下，員工主動提出離職，企業(yè)正常辦理手續(xù)是不會發(fā)生勞動爭議的。但是，現(xiàn)實(shí)中，時常會出現(xiàn)這樣的情況，員工直接和上司口頭談辭職，并談好離職日期，之后上司就安排HR著手招聘，跟著，人招來了，但是員工反悔不走了。若當(dāng)時沒有及時讓員工補(bǔ)交辭職信，就真拿員工沒辦法了。
員工如果提出離職意向，必須要求員工提交書面的辭職信，否則，應(yīng)及時告知員工公司不認(rèn)可員工的離職要求。
12 解除或終止勞動合同通知書
企業(yè)單方要和員工結(jié)束勞動合同關(guān)系的唯一方式就是向員工發(fā)出解除或終止勞動合同通知書。通知發(fā)出的時間點(diǎn)決定著企業(yè)是否需要向員工發(fā)放代通知金，通知上的解除或終止原因則決定著企業(yè)是否要向員工支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
企業(yè)擬向員工單方提出解除或終止意向時，應(yīng)向員工書面發(fā)出《解除或終止勞動合同通知書》，同時應(yīng)確保通知書送達(dá)員工。
13 協(xié)商解除或終止勞動合同協(xié)議書
協(xié)商解除能夠幫助企業(yè)省卻不少解除流程，免除企業(yè)的法律風(fēng)險，因而是企業(yè)最常用的解除方式。但是，如果企業(yè)和員工就解除口頭達(dá)成了一致，卻沒有形成書面協(xié)議，勢必會給企業(yè)留下很大的法律隱患。
企業(yè)和員工協(xié)商解除或協(xié)商終止的時候，一定要簽訂書面的《協(xié)商解除或終止勞動合同協(xié)議書》，將解除時間、補(bǔ)償金的支付、解決的爭議等問題明確，以免后患。
14 離職交接單
員工離職時，如果沒有認(rèn)真辦理工作及財物交接，可能會給企業(yè)帶來一定的損失，員工沒有進(jìn)行工作交接，企業(yè)有權(quán)拒付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因此，妥善整理一份《離職交接單》，不僅能夠幫助企業(yè)做好銜接過渡工作，也是企業(yè)日后追討損失、拒付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)闹匾獞{證。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部的離職手續(xù)辦理流程，要求員工嚴(yán)格按照規(guī)定辦理離職交接手續(xù)，填妥《離職交接單》。
15 競業(yè)限制義務(wù)履行通知
對于企業(yè)的一些關(guān)鍵崗位的人員，企業(yè)往往都能記得也很重視在其入職時與之簽訂競業(yè)限制協(xié)議。但是，在這些人員離職的時候，對于是否要求他們履行競業(yè)限制義務(wù)，卻時常被忽略。如果企業(yè)在員工在職期間與之簽訂了競業(yè)限制協(xié)議，在員工離職時應(yīng)當(dāng)明確是否需要員工履行競業(yè)限制義務(wù)，否則，在企業(yè)沒有明示，而員工又主動履行了競業(yè)限制義務(wù)的情況下，員工可以反過來要求企業(yè)支付競業(yè)限制補(bǔ)償。
對于企業(yè)與其簽訂競業(yè)限制義務(wù)的員工，在員工離職時企業(yè)應(yīng)當(dāng)書面通知員工是否需要其按照約定履行競業(yè)限制義務(wù)。
除上述十五份文件外，還有很多文件都需要HR予以重視，如違紀(jì)處理單、解除勞動合同證明書、保密協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議等?？偠灾?，企業(yè)的HR應(yīng)當(dāng)時常提醒自己樹立證據(jù)意識，在日常員工關(guān)系管理過程中，要善于收集證據(jù)，妥善保管證據(jù)，并幫助企業(yè)建立一個健全的內(nèi)部操作規(guī)程，以避免不必要的勞動糾紛和法律風(fēng)險。
