不要成為這些迷思的犧牲品。讓每一次溝通都具備明確的目標。制定一個個人的長期戰(zhàn)略溝通計劃。不存在一個最好的方式，每一次溝通的內(nèi)容都是獨特的。下面的十個步驟會有所幫助。
1.盤點。
你溝通的水平如何？要搞清楚。請一些可信的專業(yè)人士評價你的溝通技巧。了解你傳遞出去的信息是否被人理解。在最嚴苛的聽眾面前練習重要的展示。
就下列問題自問自答：
你自認為哪些關(guān)鍵的溝通長處成就了你目前的成功和高效？
你有哪些弱點和局限？列舉出你所知道的你不擅長以及最易出錯的領(lǐng)域。
你尚未開發(fā)的溝通才能是什么？
你相信你有什么潛在的能力和興趣尚未展現(xiàn)和實現(xiàn)？演講？寫博客？
2.考慮你的聽眾。
不是你而是你的聽眾在溝通。一旦接收到你的信息，他們會進行“再創(chuàng)造”，所以你要為他們多加考慮。對經(jīng)理們來說，最常見的聽眾包括員工、業(yè)務(wù)對象（消費者和競爭者），以及與公司事務(wù)相關(guān)的各方。
據(jù)參與這項調(diào)查的經(jīng)理們說，其員工最希望清楚了解經(jīng)理所推薦的行動路徑。他們希望那些行動步驟是“有意義的”。他們希望你說的話，不管以什么形式，都能被他們迅速而輕松地理解。
3.明確你的目的。
管理溝通的第一信條：一切都是為了說服。無論是寫電郵，或者是與你小組的一位成員聊天，以及進行一次重要展示，你都可能是在說服聽眾采取行動。
當你首次練習這一步驟時，把你的目的寫下來，或者大聲說出來。這樣做的目的是：有意識的表達能幫助你發(fā)現(xiàn)你真正想說的事情。了解你能說服別人的各種方式并有意識地進行實踐。
4.準備好你的信息。
專家告誡，你需要做到能夠隨時隨地發(fā)布你的信息。
你應(yīng)當準備什么信息呢？參與這項調(diào)查的經(jīng)理把大部分溝通時間和精力花在下列五組信息上：
公司文化：在這里我們?nèi)绾巫鍪隆?/div>
財務(wù)成果：我們做得怎樣，以及你能得到什么。
組織結(jié)構(gòu)和層級：誰負責什么。
時間管理：我們應(yīng)當怎樣使用時間。
你對工作的認識：我在做什么，我為什么要做，對你意味著什么。
一旦你確定了你需要發(fā)出哪些信息，你就要盡最大努力把每一條都做好。
5.建立信譽。
建立信譽涉及到使用適當?shù)沫h(huán)境、適當?shù)娘L格，顯示你的激情、你內(nèi)心的誠意。如果你正在面臨一場危機，例如車間地面起火了，一定要告訴大家。然而，當你想要動員大家并獲得支持時，用商量的口吻或者提議共同參與的方法會有效得多。這些經(jīng)理人認為，雖然共同參與是說服人們的最有效方法，但有時你只需要吩咐、指導、檢查，或扮演一個顧問角色。
研究顯示，要說服人們，你要投入智力與情感。不管你實際上說什么都是要對人們產(chǎn)生影響的。人們能夠記住的信息都是新奇的、具體的、充分討論過的。他們能記住的故事是精心編織的、難忘的、觸動感情的。
6.出人意料。
你的材料也許能輕易得到，包括每周簡報、季度報表、營銷報告，或者戰(zhàn)略文件。但是，千萬不要把這些文件作為附件發(fā)送出去。當你在演講時，也不要陷入直接宣讀電子表格上的數(shù)據(jù)或者幻燈片的頁面內(nèi)容這樣的陷阱。你需要把這些材料打造成引人注目的信息。要達到這種效果，你也許需要一個驚人的事實、一個打動人的統(tǒng)計數(shù)字、一個勵志故事，或者一個強有力的象征或比喻。
參與這項調(diào)查的一位經(jīng)理人，說他曾使用世界頂尖高爾夫球手伍茲（TigerWoods）的故事來說明為什么在持續(xù)盈利的情況下，公司也必須用創(chuàng)新產(chǎn)品來應(yīng)對變化中的市場。他經(jīng)常談到伍茲在已經(jīng)處于事業(yè)頂峰時，依然努力學習以提高自己的擊球動作。作為一位永遠的完美主義者，伍茲即使在因“轉(zhuǎn)型”而表現(xiàn)低落時，也想著要更進一步改進他的揮桿動作。
有效的溝通者會用一些能引起共鳴的象征和比喻，使自己的觀點得到非專業(yè)聽眾的接受。
7.準備、瞄準、發(fā)送。
溝通渠道指的是你遇到的建立溝通的所有機會。一個渠道可以是內(nèi)部的或是外部的（例如媒體），但也包括個人聚會、電郵、備忘錄、通知板、會議、行業(yè)展覽、公司停車場里的交談、展示會，等等。
你需要挑選那些能夠增強信息效果的渠道，并確保你充分發(fā)揮了所選渠道的潛力。所有渠道都有其優(yōu)點和缺點。據(jù)受訪的經(jīng)理們說，面對面的方式具有最大的潛在影響力。
要確保你所選的各個渠道能相互補充。與依賴于單一媒介(比如電郵或一次會議）相比，多種渠道的結(jié)合會有更大效果。不論選擇什么渠道，要確保你的信息能到達你的目標人群。還要記住，有些渠道比起其他渠道會讓人覺得不太可信。就像一位首席溝通官說的，“如果你的渠道讓人覺得不可信，你通過它所傳達的信息也會讓人覺得不可信?！?/div>
8.保持簡單。
有效的溝通者都是簡約大師。他們知道如何識別信息當中的核心元素。許多有效的溝通者使用故事，以簡單、易記的形式傳達他們的想法。故事可以起到啟迪、激勵、吸引和聯(lián)結(jié)的作用，幫助聽者讓信息形象化，具有很強的象征力和“粘附力”（具體而易記）。故事讓理念更加具體，常常訴諸視覺感官，不斷觸動情感。簡單易記的形式當中常包含了多種理念。故事的最大價值就在于它的情感力量。
9.講出真相。
愿意說出真相的人不多，愿意聽到真相的人也不多。這其中有很多原因，但結(jié)果卻是許多經(jīng)理人發(fā)出的是“密碼”訊息。CEO說，“我們是一個團隊！”或者項目經(jīng)理說，“我們準時完成并節(jié)約了開支?！边@些信息令人迷惑，因為它們含混不清而且有謊言的嫌疑。
回避真相的經(jīng)理們也許瞞得了一時，但真相終會大白。一旦你背上了不誠實的名聲，以后你發(fā)出的每個信息都會受到質(zhì)疑。沒有真話，也就無信任可言。
講出真相意味著要充分了解你的聽眾，能以最好的方式把真相告訴他們。還要記得對溝通中用卡各種真相加以區(qū)分：你的真相、聽眾真相、情景真相以及道德真相。
10.做一個計劃。
把你的個人溝通計劃看作是你的路線圖。你知道自己想要去哪里，但是還需要到達那里的具體路線。這個計劃就是你的溝通路線。它迫使你做長遠考慮。
為什么要費力做這項工作？因為只有這樣你才會認清你的管理目標。要去了解你在溝通方面的優(yōu)點和缺點，以及面臨的挑戰(zhàn)。制定一個評價戰(zhàn)略來收集反饋，采用更有效的溝通方法。對你將要做的溝通工作要有所取舍，就不會手忙腳亂。要認清你的溝通對象是誰，你想要告訴他們什么，而且你要如何與他們溝通。以更好的傾聽來獲取你所需的影響力。一句話，做好溝通。
